Стандартные бухгалтерские отчеты

На прошлом занятии мы с Вами закрывали период, проводили регламентные операции в части НДС. Закрытие периода завершает наш основной процесс по воду хозяйственных операций.

На данном занятии мы будем рассматривать результаты, которые мы создали в программе 1С Бухгалтерия 8 . Рассмотрим стандартные бухгалтерские отчеты, с помощью которых можно получить информацию из программы и анализировать ее.

Оборотно-сальдовая ведомость

Отчет "Оборотно-сальдовая ведомость" предназначен для формирования оборотно-сальдовой ведомости по всем счетам (субсчетам) за определенный период времени.

Каждая строка отчета соответствует определенному счету или субсчету. Счета упорядочены в порядке возрастания.

Для каждого счета показаны суммы остатков на начало и на конец периода по дебету и кредиту и суммы оборотов за период.

Шахматная ведомость

Отчет предназначен для формирования шахматной ведомости по всем счетам (субсчетам) за определенный период времени.

Каждая строка отчета соответствует дебетуемым счетам, каждый столбец - кредитуемым счетам. Счета упорядочены в порядке возрастания.

Для каждого счета в строке, показаны суммы оборотов за период в корреспонденции со счетом в колонке.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету

Отчет "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" предназначен для формирования оборотно-сальдовой ведомости по выбранному счету за определенный период времени.

По составу выводимой информации отчет напоминает фрагмент отчета Оборотно-сальдовая ведомость.

Анализ счета

Отчет "Анализ счета" предназначен для представления данных по оборотам между выбранным счетом и всеми остальными счетами за определенный период.

Отчет можно сформировать с детализацией по субсчетам или по объектам аналитического учета (субконто).

Данные можно вывести с дополнительной разбивкой по периодам времени: месяц, год и т.д.

В отчете можно вывести развернутое сальдо. При этом развернутое сальдо рассчитывается для каждого уровня группировки и по счету в целом.

Карточка счета

Отчет "Карточка счета" предназначен для представления упорядоченной по датам выборки корреспонденций счетов, которые относятся к выбранному периоду времени и в которых был использован выбранный счет.

По структуре отчет аналогичен отчету Карточка субконто.

Данные можно вывести с дополнительной разбивкой по периодам времени: месяц, год и т.д.

Анализ субконто

Отчет "Анализ субконто"предназначен для представления данных по выбранному виду субконто: начальное и конечное сальдо, обороты за период по счетам. Отчет можно сформировать не только по выбранному субконто или нескольким субконто, но и по значению субконто или реквизиту значения субконто.

Отчет формируется с детализацией по счетам. Настройки отчета позволяют задать дополнительную детализацию по субсчетам.

Данные можно вывести с разбивкой по периодам времени: месяц, год и т.д.

В отчете можно вывести развернутое сальдо. При этом развернутое сальдо рассчитывается для каждого уровня группировки.

В отчете можно установить следующие настройки:

• Показатели
• Группировка
• Отбор
• Сортировка
• Оформление
• Дополнительные данные
• Диаграмма

Обороты между субконто

Отчет "Обороты между субконто"предназначен для представления данных по оборотам между списком выбранных субконто и списком корреспондирующих субконто.

Карточка субконто

Отчет "Карточка субконто"предназначен для представления упорядоченной по датам выборки корреспонденций счетов, которые относятся к выбранному периоду времени и в которых был использован выбранный вид субконто.

По структуре отчет аналогичен отчету Карточка счета.

Каждая строка отчета соответствует одной корреспонденции счетов. В отчете выводится итоговая информация: начальный остаток по выбранному счету, а также конечный остаток и итоговые обороты.

Данные можно вывести с дополнительной разбивкой по периодам времени: месяц, год и т.д.

Отчет по проводкам

Отчет "Отчет по проводкам" предназначен для представления списка корреспонденций счетов, отобранных по заданным критериям.

Каждая строка отчета соответствует одной корреспонденции счетов.

Главная книга

Отчет "Главная книга"позволяет по каждому счету (субсчету) вывести информацию о сальдо начало и конец периода, оборотах счета с другими счетами (субсчетами) за выбранный период времени. Отчет формируется по данным бухгалтерского учета.

Построение отчета выполняется по кнопке Сформировать .

Формирование более компактного вида отчета со скрытым заголовком выполняется по кнопке Заголовок .

Параметры формирования отчета можно задать по кнопке Настройка :

• В поле Период можно задать период формирования отчета: месяц, год и т.д. Если в отчет нужно выводить данные по периодам, в которых не было движений по счетам бухгалтерского учета, то нужно установить флажок Все периоды .
• Для детализации данных по субсчетам или по субсчетам корр.счетов нужно установить флажок По субсчетам или По субсчетам корр.счетов .
• Для вывода развернутого сальдо нужно установить флажок Развернутое сальдо . Дополнительные параметры можно задать на закладке Развернутое сальдо , например, указать по субсчетам или по аналитике счетов должно выводится в отчет развернутое сальдо. По кнопке По умолчанию можно заполнить настройки, которые установлены в отчете по умолчанию, и при необходимости их скорректировать.
• При печати можно вывести данные каждого счета (субсчета) на отдельный лист. Для этого нужно установить флажок Разбивать по листам .

Экспресс-проверка ведения учета

Экспресс-проверка ведения учета в программе 1С Бухгалтерия 8 помогает в любой момент времени получить сводную или детальную информацию о состоянии данных информационной базы.

Экспресс-проверка представляет собой набор проверок, сгруппированных по разделам учета. Каждая проверка контролирует отсутствие ошибок в данных информационной базы. Контроль может заключаться в соответствии учетных данных тем или иным положениям законодательства или в соответствии данных внутренним алгоритмам, заложенным в программу.

В результате выполнения экспресс-проверки формируется отчет, в котором показывается общее число проведенных проверок и число проверок, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки. Отчет можно распечатать или сохранить в файл.

Результаты экспресс-проверки можно выводить с детализацией до раздела учета или до каждой проверки. В отчете могут быть показаны комментарии к каждой выполненной проверке:

• предмет контроля - что именно проверяет текущая проверка;
• результат проверки - были ли в ходе проверки обнаружены ошибки;
• возможные причины ошибок;
• рекомендации по устранению ошибок.

Состав выполняемых проверок можно ограничить (кнопка Показать/скрыть настройки ). Для того чтобы проверка или раздел проверок не выполнялись, нужно снять флажок.

Отчет "Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль"

Отчет предназначен для выявления возможных ошибок данных налогового учета и учета разниц в оценке активов и обязательств.

Отчет содержит аналитический анализ состояния налогового учета и учета разниц в оценке активов и обязательств, который проводится методом сопоставления данных бухгалтерского учета, налогового учета и учета разниц в оценке активов и обязательств.

Отчет нужно формировать только после выполнения регламентных операций закрытия месяца.

Показатели отчета группируются по экономическому содержанию и представляются в виде графических схем (блок-схем). Связи между блоками отражаются стрелками. Стрелки иллюстрируют "переход" стоимости от одного объекта учета к другому. Стрелки исходят из блоков, символизирующих списываемые объекты (их стоимость уменьшается), и входят в блоки, символизирующие объекты, стоимость которых возрастает.

Связи между схемами обозначаются двумя способами:

• с помощью автоматических переходов от одной схемы к другой;
• на общей схеме.

Переход от одной схемы к другой производится по двойному щелчку мыши на блоке с интересующими показателями. Если расшифровка запрошенного показателя не предполагает переход на другую схему, то открывается отчет по проводкам, содержащий все учетные записи, по которым был сформирован этот показатель. Каждая учетная запись может быть детализирована по документам. Для этого необходимо установить флажок Развернуть по документам командной панели. Документ можно открыть непосредственно из отчета и при необходимости скорректировать.

Общая картина расположения схем и связи между схемами находятся в разделе "Структура налоговой базы". Структура налоговой базы доступна при открытии отчета и по кнопке с одноименным названием на командной панели любой схемы и таблицы расшифровки. С помощью структуры налоговой базы можно перейти к интересующему разделу учета.

На схеме "Производство" отражены производственные расходы по выпуску готовой продукции и услуг, оказанных сторонним заказчикам. Расходы, отнесенные на стоимость услуг, оказанных собственным производственным подразделениям, в отчете не отражаются.

На схеме "Стоимость активов" в блоке "Стоимость товаров, РБП, списанных на расходы и амортизация" отражается стоимость активов, списанных по причинам иным, чем реализация (списание на собственные нужды, списание на прочие расходы, возвраты поставщикам и т.д.).

На схеме "Расходы по обычным видам деятельности" в блоке "Стоимость товаров, РБП, списанных на расходы и амортизация" отражается стоимость активов, списанных на расходы по обычным видам деятельности.

На схеме "Расходы по обычным видам деятельности" и на схеме "Производство" допускается несовпадение данных блока "Прямые расходы" для многопередельных производств в том случае, если на некотором производственном этапе допущена переквалификация расходов из прямых в косвенные и наоборот. Тоже правило действует для блока "Косвенные расходы".

На схеме "Налог" анализ состояния налогового учета проводится методом сопоставления величины налога на прибыль по данным налогового учета (декларация по прибыли) и по данным бухгалтерского учета с учетом признания и списания постоянных и отложенных налоговых активов и обязательств (отчет о прибылях и убытках). Если величина налога на прибыль по данным бухгалтерского учета совпадает с величиной налога на прибыль по данным налогового учета, то ведение налогового учета расценивается как правильное.

Блоки иллюстрирует стоимость активов, обязательств, доходов и расходов организации по данным:

• бухгалтерского учета (желтый фон),
• налогового учета (голубой фон),
• учета постоянных разниц в оценке активов и обязательств (розовый фон),
• учета временных разниц в оценке активов и обязательств (зеленый фон).

В случае если для показателей одного блока не выполняется правило "Оценка стоимости по данным бухгалтерского учета = Оценка стоимости по данным налогового учета + Постоянные и временные разницы ", то блок обводится рамкой красного цвета. Это сигнал наличия ошибок учета. Рекомендуется рассмотреть историю формирования показателей блока, выяснить причину невыполнения правила и устранить ее.

Отчет не предназначен для анализа данных о доходах и расходах, отнесенных к видам деятельности с особым порядком налогообложения. За исключением тех расходов, которые отнесены к деятельности с особым порядком налогообложения, в результате распределения по полученным доходам.
Отчет не предназначен для анализа доходов, не учитываемых при определении налоговой базы (ст. 251 НК РФ).

Отчет "Анализ состояния налогового учета по НДС"

Отчет предназначен для проверки в программе 1С Бухгалтерия 8 правильности заполнения книги покупок, книги продаж и декларации по НДС. В отчете показана сумма начислений и вычетов НДС по видам хозяйственных операций.

Отчет нужно формировать только после выполнения регламентных операций по НДС.

Отчет состоит из общей схемы налоговой базы и расшифровок отдельных блоков этой схемы.

Возврат к схеме отчета из расшифровок осуществляется по кнопке Структура налоговой базы .

В каждом блоке, отражающем начисление, либо вычет НДС содержится два показателя:

• сумма исчисленного НДС (желтый фон),
• сумма не исчисленного НДС (серый фон).

В случае если блок содержит записи с ошибками, то рядом с ним выводится восклицательный знак красного цвета.

Сумму каждого блока отчета можно расшифровать.

Отчет "Наличие счетов-фактур"

Отчет предназначен для контроля наличия счетов-фактур, полученных от поставщиков.

При формировании отчета можно задать следующие параметры:

• Наличие счета-фактуры - возможные значения:
  • Есть - при построении отчета учитываются документы, по которым сформированы счета-фактуры,
  • Нет - учитываются документы, по которым не были сформированы счета-фактуры,
  • Не имеет значения - учитываются все документы, по которым могут быть сформированы счета-фактуры.
• В разделе Список документов можно установить отбор по документам.
  • В зависимости от значения параметра Отбор отчет формируется либо на основании документов, указанных в разделе Список документов , либо на основании всех документов, кроме указанных в разделе Список документов .
  • Если список документов не заполнен, отчет формируется по всем документам с учетом остальных ограничений (организация, период и т.п.).

Результаты формирования отчета выводятся в разделе Результат :

• Документ-основание - выводится документ, на основании которого формируется счет-фактура.
• Счет-фактура - счет-фактура, сформированный на основании документа. Если реквизиты счета-фактуры указаны непосредственно в документе-основании, то выводится наименование документа-основания.
• Проведен - признак проведения счета-фактуры.

Отчет «Оценка риска налоговой проверки».

В форме расположены команды управления отчетом, поле "быстрых" пользовательских настроек и поле результата отчета.

При открытии в поле "быстрых" пользовательских настроек выводятся текущий перечень параметров (текущего варианта настроек), по которым возможен отбор данных для построения отчета. В список "быстрых" пользовательских настроек включаются только те параметры, которые определены для этого при конфигурировании, а также те, для которых в пользовательских настройках каждого такого параметра указан режим "Быстрый доступ ". Устанавливая или снимая флажки для параметров, а также изменяя условия сравнения и значения сравнения, можно оперативно получать различные срезы данных.

Для редактирования полного перечня текущих настроек выполните команду "Настройка ". В открывшейся форме выполняется формирование условий отбора для построения отчета. Список может содержать дополнительные параметры.

Для использования существующих настроек выполните команду "Все действия - Выбрать настройку ". В списке укажите нужную настройку и нажмите кнопку "Выбрать ".
Команда выбора присутствует только в том случае, если у отчета или у конфигурации установлено свойство "Хранилище пользовательских настроек отчетов ".

Отчет может содержать несколько вариантов настроек отчета, определенных при конфигурировании. Для выбора нужного варианта используйте команду "Выбрать вариант ". В списке укажите нужный вариант и нажмите кнопку "Выбрать ". В списке будут представлены те настройки, которые ранее были сохранены командой "Все действия - Сохранить настройку ".

Если значения всех настроек параметров предполагается использовать для построения отчета в дальнейшем (возможно, если для пользователя установлено право "Сохранение данных пользователя "), то вариант этих настроек можно сохранить. Для этого выполните команду "Все действия - Сохранить вариант ". В открывшейся форме укажите имя варианта и нажмите кнопку "Сохранить ".

Если требуется изменить существующий вариант, выполните команду "Все действия - Изменить вариант ". В открывшейся форме выберите вариант и нажмите кнопку "Выбрать ". Внесите требуемые изменения и сохраните результат.

Если в поле "быстрых" пользовательских настроек вносились изменения и требуется вернуться к "стандартным" значениям (значения, которые сохранены для текущего варианта настроек), выполните команду "Все действия - Установить стандартные настройки ".

Для построения отчета нажмите кнопку "Сформировать Предыдущий

Отчет по проводкам представляет собой выборку из журнала проводок по некоторым заданным критериям.

Для формирования отчета выберите пункт "Отчет по проводкам" меню "Отчеты" главного меню программы. На экран выдается запрос параметров вывода данного отчета.

Настройка вывода отчета по проводкам

В запросе настройки отчета надо указать, за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

Совет:
Если нужен отчет за "стандартный" период (месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев или год), воспользуйтесь кнопкой выбора периода .

Включение проводок в отчет может быть ограничено фильтром. Фильтр задается в виде строки. В общем случае фильтр может содержать одну или несколько корреспонденции счетов и (или) символьных строк, разделяемых точкой с запятой ";" .

Корреспонденции имеют вид:

• n проводки со счетом n;
• n, m проводки в дебет счета n с кредита счета m.

Здесь в качестве n и m может указываться звездочка ("*" ), она обозначает любой счет. Например, фильтр "*,51" означает, что в отчет будут включены все проводки с кредита счета 51 "Расчетные счета".

В отчет включаются все записи из журнала операций, удовлетворяющие следующим условиям:

• если в фильтре указаны корреспонденции счетов, то проводка должна соответствовать одной из этих корреспонденции;
• если в фильтре указаны строки символов, то в проводке должна содержаться хотя бы одна из этих строк - либо в графе "Содержание" , либо в наименовании субконто дебета проводки, либо в наименовании субконто кредита проводки.

Примеры :

В форме настройки параметров отчета предусмотрена возможность сохранения часто используемых фильтров и их последующего использования.

Для сохранения фильтра в списке следует нажать на кнопку "Запомнить" .

Для использования ранее сохраненного фильтра его нужно выбрать в списке фильтров и нажать кнопку "Выбрать" . При этом фильтр из списка копируется в поле "Фильтр" .

Для удаления фильтра из списка следует его выделить и нажать на кнопку "Удалить" .

Проводки в отчет могут быть отобраны по одной конкретной валюте. Для этого следует установить флажок "По валюте" и выбрать нужную валюту.

Проводки могут быть отобраны по конкретному номеру журнала, проставленного в проводках. Для этого следует ввести или выбрать номер журнала.

Просмотр отчета по проводкам

Для каждой включенной в отчет проводки приводятся дата, описание проводки, счета дебета и кредита проводки, сумма проводки и наименования субконто дебета и кредита проводки, если по счетам дебета или кредита проводки ведется аналитический учет. Для проводок, выраженных в валюте, в отчете указывается наименование валюты, сумма в валюте и курс валюты, по которому была сделана проводка. Порядок записей в отчете соответствует хронологическому порядку проводок в журнале проводок.

Детализация показателей отчета

Когда указатель мыши выводится в виде креста с линзой (на строках отчета) при нажатии клавиши Enter или двойном щелчке мыши на экран выдается соответствующая операция для просмотра и редактирования. При этом курсор автоматически устанавливается на выбранную проводку в открывающемся окне просмотра и редактирования операции.

"1С:Бухгалтерия 8" содержит следующие стандартные отчеты:

• оборотно-сальдовая ведомость,
• шахматная ведомость,
• оборотно-сальдовая ведомость по счету,
• анализ счета,
• карточка счета,
• анализ субконто,
• обороты между субконто,
• карточка субконто,
• отчет по проводкам,
• главная книга.

Отчет Оборотно-сальдовая ведомость формируется в виде таблицы, по каждой строке которого выведена информация, относящаяся к определенному счету или субсчету. Счета упорядочены в порядке возрастания номеров.

Для каждого счета учета в таблице показаны суммы остатков на начало и на конец периода (дебетового и кредитового) и суммы оборотов по дебету и кредиту за установленный период.

С помощью панели настройки отчета можно установить или отменить вывод субсчетов, субконто, валютных сумм по счетам, развернутого сальдо.

Отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету показывает начальные и конечные остатки, а также обороты за период для выбранного счета. Можно получить остатки и обороты раздельно по объектам аналитического учета (субконто), по организациям и подразделениям. Можно сформировать отчет с детализацией по субсчетам.

Отчет Анализ счета отражает обороты между выбранным счетом и всеми остальными счетами (субсчетами) за определенный период, а также остатки по выбранному счету на начало и на конец периода.

Сформированный отчет представляет собой таблицу, в строках которой приведены номера корреспондирующих счетов и обороты в их дебет и кредит (соответственно с кредита и дебета выбранного счета), а также промежуточные итоги в разрезе установленной периодичности.

Отчет Карточка счета представляет собой отчет с детализацией до учетной записи, то есть до проводки. Сформированный отчет представляет собой упорядоченную по датам выборку информации о проводках, которые относятся к выбранному периоду времени и в которых был использован выбранный счет.

Отчет выводится в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной проводке. В таблице выводится итоговая информация: начальный остаток по выбранному счету, а также конечный остаток и итоговые обороты.

Настройки отчета позволяют задать вывод промежуточных итогов в разрезе выбранной периодичности: по дням, неделям и т. д. Можно задать отбор проводок по значению субконто.

Отчет Анализ субконто показывает начальное и конечное сальдо, а также обороты за период по счетам, имеющим выбранный вид субконто. Для каждого значения субконто предусматривается детализация по счетам.

Отчет Обороты между субконто выводит список всех оборотов между списком выбранных субконто и списком корреспондирующих субконто.

Отчет Карточка субконто представляет собой отчет с детализацией до проводки, показывает упорядоченную по датам выборку информации о проводках, которые относятся к выбранному периоду времени и в которых был использован выбранный вид субконто или значение субконто. Настройки отчета позволяют задать вывод промежуточных итогов в разрезе выбранной периодичности: по дням, неделям и т. д.

В Отчет по проводкам выводятся сведения из проводок, отобранных по заданным критериям: счет дебета, счета кредита, валюта, документ, фрагмент текста, который должен содержаться в содержании операции или наименовании субконто.

Отчет Шахматная ведомость содержит табличное представление оборотов между счетами за выбранный период времени. Строки таблицы соответствуют дебетуемым счетам, столбцы - кредитуемым счетам.

Отчет Главная книга показывает для каждого счета начальное и конечное сальдо и его обороты с другими счетами за выбранный период времени.

В настройках отчета можно задать детализацию по периоду (месяц, квартал, полугодие, год). Можно указать признак разбивки по листам, чтобы при печати отчета данные каждого счета выводились в виде отдельного листа главной книги.

Стандартные отчеты в 1С для бухгалтерского и налогового учета

Стандартные отчеты предназначены для получения данных по остаткам и оборотам счетов, субконто и проводкам в различных разрезах для бухгалтерского и налогового учета.

Для каждого вида учета (бухгалтерского или налогового) преду­смотрены собственные наборы стандартных отчетов.

Для бухгалтерского учета в «1С:Бухгалтерии 8» предусмотрен следующий набор стандартных отчетов:

1. «Оборотно-сальдовая ведомость»;
2. «Шахматная ведомость»;
3. «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»;
4. «Обороты счета»;
5. «Анализ счета»;
6. «Карточка счета»;
7. «Анализ субконто»;
8. «Обороты между субконто»;
9. «Карточка субконто»;
10. «Сводные проводки»;
11. «Отчет по проводкам»;
12. «Главная книга»;
13. «Диаграмма».

Этот отчет содержит табличное представление оборотов между счетами за выбранный период времени. Строки таблицы соответ­ствуют дебетуемым счетам, столбцы — кредитуемым счетам.

Отчет по проводкам : выводятся сведения из проводок, отобранных по за­данным критериям. При использовании настроек по умолчанию в отчет будут выведен список проводок, и, в отличие от журнала проводок, этот список можно будет распечатать на бумаге. В форме настройки отчета можно указать критерии, по которым данные проводок должны выводиться в отчет: счет дебета, счета кредита, валюта, документ, фрагмент текста, который должен со­держаться в содержании операции или наименовании субконто.«ПР» (учет постоянных разниц в оценке активов и обяза­тельств) предусмотрен аналогичный набор отчетов. Стандартные отчеты налогового учета имеют в области диалога дополнительную настройку «Вид учета» , позволяющую выбрать один из видов учета для ПБУ 18/02: для учета временных разниц («ВР» ), для учета постоянных разниц («ПР» ).

Эти отчеты можно увидеть в меню «Отчеты». Отчеты используют синтетические и аналитические данные бух­галтерского учета.

Любой отчет может быть сформирован для определенной органи­зации и для определенного периода времени.

Достоинством всех стандартных отчетов является возможность их детализации (расшифровки). Эта возможность существенно об­легчает обнаружение и исправление ошибок, позволяет быстро находить ответы на вопросы, возникающие в текущей работе пользователей.

Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.

Приведем простой пример. Сотрудника и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.

Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за , суточные, почтовые расходы и многое другое.

В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.

Выдача денежных средств

Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».

Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.

Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется , но его можно изменить при заполнении документа.

Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.

Оформление авансового отчета в 1С

Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.

Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».

Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.

На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.

Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:

• На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
• Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
• Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
• На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.

Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».

Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.

Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.

Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С: